Trabajar y ser productiva, preparar una reunión, distinguir los imprevistos de las urgencias, conciliar la vida profesional y familiar, no dejar que te devore el correo electrónico… ¿Puedes organizar todas estas tareas en una jornada? Si sientes que a tu día le faltan horas, te interesará conocer los métodos más eficaces de gestión del tiempo.
Organizar bien la jornada no significa correr más o hacer más cosas, sino utilizar el tiempo de forma inteligente y conseguir un equilibrio entre vida laboral y personal. La clave está en aprender a priorizar y fijar metas. Se trata de decidir qué hacemos y que no, y cuándo lo hacemos. Pero además de escoger una determinada técnica de gestión del tiempo, también es muy positivo identificar a los enemigos de la buena organización personal. Estos “ladrones de tiempo” alargan la jornada laboral en detrimento del tiempo dedicado a la familia y al ocio, y pueden combatirse aprendiendo a decir 'no' y estableciendo prioridades.
Por ejemplo, los expertos aseguran que se pierde mucho tiempo atendiendo el correo electrónico, en reuniones innecesarias y con las interrupciones que provocan las llamadas o los imprevistos que no son urgentes. Estos malos hábitos no solo suceden en el lugar de trabajo, también en el hogar. La tecnología es uno de ellos: vivimos permanentemente conectados, lo que nos impide disfrutar de las reuniones familiares y las actividades de ocio. La clave es saber distinguir lo importante en cada momento del día y de la vida. Hay varios métodos para conseguirlo, solo tienes que encontrar el que mejor se adapta a tu forma de ser y a tus costumbres.
Los cinco pasos
Técnica explicada en el libro Organízate con eficacia, de David Allen, su premisa básica es que hay que dedicar tiempo a pensar, priorizar y planificar. Los cinco pasos para una organización eficaz son:
1. Recopilar. Se trata de pensar en lo que queremos y lo que tenemos que hacer: nuestras ideas, las tareas y actividades, y apuntarlo en una agenda o un cuaderno.
2. Decidir. Es resolver qué hacer y qué no hacer con aquello que se ha apuntado. La recomendación es hacerlo a diario.
3. Organizar. Una vez tomadas las decisiones, hay que distribuir en el día, la semana o el mes esas tareas que hemos decidido hacer.
4. Revisar. Chequear periódicamente los pasos anteriores a través de una libreta, calendario del correo electrónico, agenda, teléfono… Lo mejor es llevar dos cuadernos: uno de tareas y otro de control.
5. Hacer. Ejecutar momento a momento las tareas planificadas.
La técnica pomodoro
La llamada técnica pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo en la década de los 80 y muy popular desde entonces, consiste en fijar un tiempo, preferiblemente corto, de una media hora, en un reloj de cocina o un móvil con alarma. Este es el tiempo destinado a realizar una tarea y no dejar de hacerla hasta que la alarma nos avise de que hemos terminado. En ese momento se hace un pequeño descanso para consultar el correo o las redes sociales, llamar por teléfono, leer blogs. Se trata de obligarte a realizar una actividad durante el tiempo que se haya estimado que puede requerir. Un objetivo esencial de la técnica es eliminar las interrupciones, tanto internas como externas, y aprender a controlar las horas que destinamos a determinadas labores.
Los bloques de tiempo
Consiste en dividir nuestras tareas por temáticas y realizarlas en el mismo espacio de tiempo. Por ejemplo, dividir tu trabajo en tareas creativas, administrativas, online, análisis, investigación, papeleo, comunicación… y cada bloque realizarlo en unas horas determinadas del día, controlándolo con una agenda o un cuaderno de notas. Es una técnica que va muy bien a personas que se dispersan con facilidad.